Como escolher o melhor sistema de GED para sua empresa

A transformação digital está revolucionando a maneira como as empresas gerenciam seus documentos. Se você está pensando em adotar um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), é essencial tomar a decisão certa para garantir eficiência, segurança e redução de custos. Mas, com tantas opções no mercado, como escolher o melhor sistema para sua empresa?

O que é um Sistema de GED?

Neste artigo, vamos te ajudar a entender os principais pontos a considerar na escolha de um GED ideal, que atenda às necessidades do seu negócio de maneira eficiente.

O que é um sistema de GED?

Antes de entrar nas dicas de escolha, é importante relembrar: o GED é uma solução tecnológica que permite gerenciar, armazenar, compartilhar e recuperar documentos eletronicamente, substituindo processos manuais e físicos. Ele é fundamental para melhorar a organização, segurança e acessibilidade dos dados dentro de uma empresa.

Agora que você já sabe o básico, vamos às dicas!

1. Identifique as necessidades da sua empresa

Cada empresa tem uma realidade diferente, então o primeiro passo é fazer uma análise interna para entender as suas necessidades. Pergunte-se:

• Qual o volume de documentos a serem gerenciados?

• Quais tipos de documentos sua empresa lida diariamente?

• Quem terá acesso ao sistema?

  
  

Ao definir esses pontos, você consegue identificar quais funcionalidades o GED deve oferecer. Por exemplo, uma empresa com um grande volume de documentos pode precisar de mais armazenamento e automação do que uma que trabalha com menos papel.

2. Verifique a integração com outros sistemas

Um bom sistema de GED deve integrar-se com as ferramentas que sua empresa já utiliza, como ERPs, CRMs, e plataformas de armazenamento na nuvem. Verificar a compatibilidade do sistema é crucial para garantir que os fluxos de trabalho não sejam interrompidos. Imagine adotar um GED que não "conversa" com o seu ERP – isso só geraria mais retrabalho, certo?

3. Segurança e conformidade com a LGPD

Em tempos de Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a segurança dos dados é um dos fatores mais críticos ao escolher um sistema de GED. Verifique se o fornecedor garante o armazenamento seguro, com criptografia e controles de acesso rígidos, além de recursos para rastrear todas as atividades realizadas dentro do sistema. Sua empresa deve estar protegida contra vazamentos e acessos não autorizados.

4. Facilidade de Uso e adoção pela equipe

Um sistema eficiente é aquele que os colaboradores conseguem usar com facilidade. Priorize plataformas intuitivas e que demandem pouco treinamento, permitindo uma adoção rápida pela equipe. Além disso, verifique se o GED oferece suporte técnico eficiente para resolver eventuais dúvidas ou problemas de operação.

5. Custo-Benefício e escalabilidade

É fundamental analisar o custo do sistema de GED em relação aos benefícios que ele oferece. Algumas soluções podem ter um custo inicial mais elevado, mas trazerem maior retorno a longo prazo em termos de automação e economia de tempo. Além disso, considere a escalabilidade da ferramenta: sua empresa está crescendo? O sistema de GED consegue acompanhar essa expansão sem perder desempenho?

6. Suporte e atualizações

A tecnologia está em constante evolução, e o sistema de GED que você escolher deve acompanhar essas mudanças. Um bom fornecedor oferece atualizações regulares e suporte técnico qualificado, garantindo que sua empresa esteja sempre usando as melhores práticas do mercado.

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7. Teste a ferramenta antes de decidir

Por fim, não se esqueça de testar o sistema antes de fazer a compra definitiva. Muitas empresas oferecem períodos de teste gratuito ou demonstrações personalizadas. Esse é o momento de verificar se o sistema realmente atende às necessidades da sua empresa e se é intuitivo para os colaboradores.

Conclusão

Escolher o melhor sistema de GED para sua empresa é uma decisão estratégica que pode impactar diretamente na eficiência operacional e segurança dos dados. Ao analisar com cuidado os pontos mencionados – necessidades, integração, segurança, usabilidade, custo e suporte – você estará no caminho certo para tomar a melhor decisão.

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