Prontuário digital: como reduzir custos e agilizar o atendimento?

Hospitais e clínicas produzem diariamente uma grande quantidade de prontuários, laudos, exames, autorizações, prescrições e documentos administrativos. Quando todas essas informações permanecem apenas no papel, encontrar um registro pode exigir tempo, espaço físico e o trabalho de vários profissionais.

A digitalização de prontuários médicos transforma esse arquivo físico em uma base organizada, pesquisável e protegida. Com isso, a instituição reduz custos operacionais, melhora o acesso às informações e agiliza diferentes etapas do atendimento ao paciente.

No entanto, digitalizar não significa apenas escanear documentos. O processo precisa seguir critérios de organização, segurança, qualidade e proteção de dados.

O que é um prontuário digital?

O prontuário digital reúne eletronicamente as informações relacionadas ao histórico de saúde do paciente, como:

• Consultas e evoluções clínicas;

• Resultados de exames;

• Prescrições e medicamentos;

• Procedimentos realizados;

• Internações e cirurgias;

• Laudos e relatórios;

• Autorizações e termos assinados;

• Registros médicos e de enfermagem.

É importante diferenciar dois conceitos:

• Prontuário digitalizado: documento originalmente criado em papel e convertido para um arquivo digital.

• Prontuário eletrônico: registro criado e atualizado diretamente em um sistema informatizado.

Hospitais e clínicas podem utilizar as duas modalidades. Uma instituição pode digitalizar seu acervo antigo e, ao mesmo tempo, adotar um sistema eletrônico para os novos atendimentos.

Como a digitalização reduz os custos da instituição?

A manutenção de prontuários físicos envolve despesas que nem sempre aparecem de forma clara no orçamento. Além do papel e das impressões, existem custos com salas de arquivo, caixas, mobiliário, transporte, conservação e profissionais responsáveis pela localização dos documentos.

Redução do espaço físico

Grandes arquivos ocupam áreas que poderiam ser utilizadas para atendimento, administração ou outras atividades da instituição. A digitalização reduz progressivamente essa necessidade, respeitando os prazos e as regras aplicáveis à guarda dos documentos.

Menos impressões e materiais

Com os documentos disponíveis em formato digital, diminuem os gastos com papel, toner, pastas, etiquetas, caixas e manutenção de equipamentos de impressão.

Maior produtividade das equipes

A procura manual por um prontuário pode consumir vários minutos ou até horas quando o documento está arquivado incorretamente. Em um sistema organizado, a busca pode ser realizada utilizando informações como nome, número do atendimento, data ou tipo de documento.

Redução de perdas e retrabalho

Documentos em papel podem ser extraviados, danificados, duplicados ou arquivados no local errado. A digitalização acompanhada de indexação e controle de qualidade reduz esses problemas e evita que a equipe tenha de refazer tarefas.

Mais agilidade em auditorias e faturamento

A localização rápida de documentos também facilita conferências, auditorias, solicitações de convênios e processos de faturamento. Isso reduz atrasos administrativos e melhora o fluxo das informações entre os departamentos.

Como o prontuário digital agiliza o atendimento?

A agilidade não beneficia apenas o setor administrativo. Ela também influencia a experiência do paciente e a qualidade da assistência.

Segundo o Ministério da Saúde, o prontuário eletrônico concentra dados, diminui o tempo de registro e melhora o compartilhamento das informações entre os profissionais envolvidos no cuidado. Ele também ajuda a evitar problemas de legibilidade e facilita a continuidade do atendimento. Ministério da Saúde.

Entre os principais benefícios estão:

• Acesso mais rápido ao histórico do paciente;

• Menor tempo de espera para localizar informações;

• Continuidade do atendimento entre equipes e setores;

• Facilidade para consultar exames e tratamentos anteriores;

• Redução de erros relacionados a documentos ilegíveis;

• Atendimento mais organizado e seguro;

• Maior rapidez no fornecimento de cópias solicitadas pelo paciente.

O objetivo não é substituir a análise dos profissionais, mas garantir que eles encontrem as informações necessárias no momento certo.

Digitalização de prontuários e LGPD

Prontuários contêm dados pessoais relacionados à saúde, classificados pela Lei Geral de Proteção de Dados como dados pessoais sensíveis. Por isso, seu tratamento exige cuidados ainda maiores.

A instituição deve estabelecer medidas como:

• Controle de acesso por usuário e função;

• Senhas individuais e autenticação segura;

• Registro do histórico de acessos;

• Criptografia e armazenamento protegido;

• Cópias de segurança;

• Planos de recuperação de dados;

• Regras para compartilhamento de informações;

• Treinamento das equipes;

• Procedimentos de resposta a incidentes;

• Contratos adequados com fornecedores.

O fato de o documento estar digitalizado não garante, sozinho, sua segurança. É necessário utilizar uma estrutura de gerenciamento eletrônico que preserve a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade das informações.

Prontuários em papel podem ser descartados?

A simples digitalização não autoriza o descarte imediato dos prontuários originais.

A Lei nº 13.787/2018 determina que o processo preserve a integridade, a autenticidade e a confidencialidade dos documentos. A legislação também estabelece prazo mínimo de 20 anos, contado a partir do último registro, para a eliminação do prontuário em papel ou digitalizado, salvo prazos diferenciados aplicáveis.

O descarte deve seguir os procedimentos legais e técnicos, incluindo a análise da comissão responsável pela avaliação documental. Além disso, a eliminação precisa proteger a intimidade do paciente e o sigilo das informações.

A Resolução CFM nº 1.821/2007 também estabelece requisitos para digitalização, armazenamento e gerenciamento eletrônico de prontuários.

Portanto, antes de eliminar qualquer documento físico, a instituição deve consultar seus responsáveis técnicos, jurídicos e arquivísticos.

Como implementar a digitalização de prontuários?

Uma implantação segura pode ser dividida nas seguintes etapas:

1. Diagnóstico do acervo

O primeiro passo é identificar a quantidade, o estado de conservação, os tipos e os períodos dos documentos existentes.

2. Classificação e preparação

Os prontuários devem ser separados, higienizados, organizados e preparados para a digitalização. Grampos, clipes e outros elementos que prejudiquem a captura precisam ser tratados adequadamente.

3. Digitalização dos documentos

Os documentos são convertidos em arquivos digitais com qualidade suficiente para garantir a leitura e a reprodução das informações originais.

4. Controle de qualidade

Cada arquivo precisa ser conferido para identificar páginas faltantes, imagens cortadas, baixa resolução, documentos duplicados ou associação ao paciente errado.

5. Indexação e reconhecimento de texto

A indexação cria critérios para localizar rapidamente cada prontuário. Tecnologias como OCR também podem reconhecer o conteúdo textual e facilitar as pesquisas.

6. Armazenamento em sistema especializado

Os documentos devem ser armazenados em uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, com controles de acesso, organização, rastreabilidade e mecanismos de segurança.

7. Integração e treinamento

A solução precisa ser integrada aos processos da instituição. As equipes também devem receber treinamento para utilizar corretamente os documentos e proteger as informações dos pacientes.

Como o SAME Digital da Telecred pode ajudar?

O SAME Digital do Grupo Telecred é uma solução especializada na organização e digitalização de documentos hospitalares.

O serviço pode abranger preparação do acervo, digitalização, controle de qualidade, indexação, reconhecimento de texto e armazenamento organizado dos prontuários. Dessa maneira, hospitais e clínicas conseguem modernizar o acesso às informações sem sobrecarregar suas equipes internas.

Entre os principais benefícios estão:

• Redução do tempo gasto na procura de prontuários;

• Organização padronizada dos documentos;

• Maior produtividade administrativa;

• Menos dependência de arquivos físicos;

• Acesso controlado às informações;

• Redução de perdas e documentos extraviados;

• Apoio à transformação digital da instituição.

Com um projeto adaptado ao volume e às necessidades de cada instituição, a Telecred ajuda a tornar a gestão documental mais ágil, segura e eficiente.

Conclusão

A digitalização de prontuários médicos pode reduzir despesas com papel, armazenamento, movimentação e busca manual de documentos. Ao mesmo tempo, facilita o trabalho das equipes e torna o atendimento mais rápido e organizado.

Para alcançar esses resultados, o projeto deve ir além da simples conversão do papel em imagem. É necessário classificar, conferir, indexar, proteger e gerenciar corretamente cada documento.

Sua instituição ainda perde tempo procurando prontuários físicos? Conheça o SAME Digital da Telecred e descubra como modernizar a gestão documental do seu hospital ou clínica.

Perguntas frequentes

Digitalizar e adotar um prontuário eletrônico são a mesma coisa?

Não. A digitalização converte documentos físicos em arquivos digitais. O prontuário eletrônico é criado e atualizado diretamente em um sistema.

Quais documentos hospitalares podem ser digitalizados?

Prontuários, laudos, exames, prescrições, termos, autorizações e outros documentos assistenciais ou administrativos podem integrar o projeto, conforme as regras aplicáveis.

O prontuário digital ajuda a reduzir filas?

Ele não resolve sozinho todos os problemas de espera, mas agiliza o acesso às informações e reduz atrasos provocados pela busca manual de documentos.

Os prontuários físicos podem ser eliminados após o escaneamento?

Não automaticamente. A eliminação depende do cumprimento de requisitos legais, técnicos, documentais e de segurança.

Por quanto tempo um prontuário deve ser guardado?

A Lei nº 13.787/2018 estabelece prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, sem prejuízo de prazos diferenciados previstos para determinadas situações.