Qual a diferença entre digitalização simples e digitalização com OCR?

Empresas, hospitais, escolas, escritórios e até condomínios lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos em papel. Isso inclui contratos, prontuários, boletos, formulários e arquivos administrativos diversos. Para manter a organização, reduzir o uso de papel e facilitar o acesso às informações, muitas organizações recorrem à digitalização de documentos. Mas nem todos sabem que existem diferentes tipos de digitalização — as mais comuns são a digitalização simples e a digitalização com OCR.

Embora os dois métodos tenham como objetivo transformar documentos físicos em arquivos digitais, a forma como essas informações são processadas e utilizadas muda completamente de um para o outro.

Sumário

1 - Introdução

2 - O que é digitalização simples?

3 - Quando usar a digitalização simples?

4 - O que é digitalização com OCR?

5 - Exemplos de uso da digitalização com OCR

6 - Qual a principal diferença entre os dois formatos?

7 - A digitalização com OCR é mais cara?

8 - O OCR funciona com qualquer tipo de documento?

9 - Como escolher entre digitalização simples e OCR?

10 - O Grupo Telecred oferece soluções completas em digitalização

Neste artigo, vamos explicar de forma simples e direta qual a diferença entre esses dois formatos, quando utilizar cada um e quais são as vantagens práticas de optar por soluções mais tecnológicas no dia a dia da sua operação.

O que é digitalização simples?

A digitalização simples é o processo básico de escanear um documento e convertê-lo em uma imagem digital. Esse tipo de digitalização captura o conteúdo visual do papel, como se fosse uma fotografia. O resultado costuma ser um arquivo em formato PDF ou imagem (como JPEG ou TIFF), que pode ser arquivado, enviado por e-mail ou armazenado em nuvem.

No entanto, esse tipo de arquivo não permite que o conteúdo textual seja pesquisado, copiado ou editado. Isso acontece porque o sistema não “lê” o conteúdo — ele apenas reproduz a imagem da página.

Quando usar a digitalização simples?

Esse tipo de digitalização pode ser suficiente em casos onde os arquivos serão apenas armazenados como registro, sem a necessidade de busca rápida por informações específicas. Por exemplo:

• Arquivamento de notas fiscais antigas

• Contratos assinados, usados apenas como prova documental

• Formulários com informações manuscritas que não serão extraídas automaticamente

O que é digitalização com OCR?

A digitalização com OCR (do inglês Optical Character Recognition ou, em português, Reconhecimento Óptico de Caracteres) é um processo mais avançado. Ela envolve não apenas a captura da imagem do documento, mas também o reconhecimento do texto contido na página, convertendo letras, números e símbolos em dados editáveis e pesquisáveis.

Com a tecnologia OCR, é possível:

• Localizar palavras específicas dentro de um documento

• Copiar e colar trechos do conteúdo digitalizado

• Extrair automaticamente informações de formulários e relatórios

• Indexar documentos por palavras-chave para facilitar a organização

Exemplos de uso da digitalização com OCR

1. Hospitais que precisam digitalizar prontuários médicos e permitir que equipes encontrem rapidamente nomes de medicamentos, datas e diagnósticos.

2. Empresas que arquivam contratos, mas querem localizar cláusulas específicas de forma ágil.

3. Escolas que precisam digitalizar provas e formulários com nomes e notas para registro eletrônico.

4. Setor jurídico que utiliza petições e documentos legais e precisa buscar trechos específicos com rapidez.

   
   

Qual a principal diferença entre os dois formatos?

A principal diferença está na utilização dos dados após a digitalização.

• Na digitalização simples, o conteúdo do documento é transformado em uma imagem. Você pode visualizá-lo, mas não interagir com o texto.

• Na digitalização com OCR, o sistema reconhece os caracteres e converte a imagem em texto, permitindo buscas e edições.

Em termos práticos, imagine que você tenha uma pilha de 500 contratos digitalizados. Com a digitalização simples, seria necessário abrir um por um para encontrar um nome ou cláusula específica. Com OCR, basta digitar o termo desejado no campo de busca do computador ou sistema, e o resultado aparece em segundos.

A digitalização com OCR é mais cara?

Essa é uma dúvida comum. De fato, a digitalização com OCR exige uma tecnologia mais robusta e um processamento mais avançado. No entanto, quando consideramos os ganhos de produtividade, a economia de tempo e a segurança da informação, o custo-benefício é claramente superior.

Empresas que lidam com um grande volume de documentos ou que dependem da informação contida nesses arquivos para tomar decisões, atender clientes ou comprovar obrigações legais, devem considerar a digitalização com OCR como um investimento, e não apenas um custo.

O OCR funciona com qualquer tipo de documento?

O OCR funciona muito bem com documentos digitados, impressos com boa resolução e tipografias padrão. No entanto, manuscritos ou arquivos danificados podem exigir soluções mais sofisticadas, como OCR com inteligência artificial e aprendizado de máquina. Mesmo nesses casos, é possível aplicar técnicas de pós-processamento para melhorar os resultados.

Como escolher entre digitalização simples e OCR?

A escolha depende da finalidade do documento digitalizado. Algumas perguntas ajudam a guiar essa decisão:

• Você precisa apenas arquivar o documento ou pretende usá-lo futuramente para consultar informações?

• Existe necessidade de buscar palavras-chave dentro dos arquivos?

• Os dados contidos nos documentos devem ser utilizados por sistemas ou planilhas?

• Qual é o volume de documentos processados por mês?

Se as respostas apontarem para um uso mais dinâmico das informações, a digitalização com OCR é o melhor caminho.

O Grupo Telecred oferece soluções completas em digitalização

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