No ambiente corporativo atual, onde a eficiência e a agilidade são fundamentais para o sucesso das empresas, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) se tornou uma solução essencial. Mas o que exatamente é o GED e como ele pode transformar a sua empresa? Neste artigo, vamos explicar o funcionamento dessa ferramenta e destacar as principais vantagens de sua implementação.

O que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

O GED é um sistema digital que permite a organização, armazenamento, controle e recuperação de documentos de forma eletrônica. Ao invés de utilizar arquivos físicos e papel, todas as informações são digitalizadas e armazenadas em um banco de dados seguro, acessível através de um software de gerenciamento.

Esse sistema pode ser integrado a outros processos e plataformas de gestão, como ERPs e sistemas de CRM, proporcionando uma visão mais completa e eficiente das operações da empresa.

No GED, os documentos são classificados, indexados e armazenados de acordo com regras específicas de cada organização, o que facilita sua localização e uso posterior. Além disso, ele oferece controle de acesso, permitindo que apenas pessoas autorizadas possam acessar ou editar certos documentos.

Leia também: Como escolher a empresa certa para terceirização de mão de obra?

Como funciona o GED?

O funcionamento do GED envolve três etapas principais:

1. Digitalização: Os documentos físicos são convertidos em arquivos digitais através de scanners ou outras ferramentas de captura. Durante essa etapa, é possível utilizar recursos como o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para transformar imagens em texto editável.

2. Indexação: Após a digitalização, os documentos são organizados e classificados de acordo com critérios pré-definidos, como data, tipo de documento, autor ou outros atributos importantes para a empresa. Isso permite que a busca por documentos seja feita de forma rápida e precisa, usando palavras-chave ou filtros.

3. Armazenamento e acesso: Os documentos digitalizados e indexados são armazenados em um sistema seguro, que pode estar na nuvem ou em servidores locais. A partir daí, eles ficam disponíveis para acesso e compartilhamento, com controle de permissão definido para garantir que somente usuários autorizados possam visualizar ou modificar os arquivos.

Agora que entendemos como funciona, vamos explorar as principais vantagens de adotar o GED na sua empresa:

1. Redução de custos operacionais

O GED elimina a necessidade de armazenamento físico de documentos, reduzindo custos com papel, impressões, arquivos e espaços de armazenamento. Além disso, minimiza o tempo gasto pela equipe na busca de documentos, aumentando a produtividade. A digitalização facilita o envio de informações, eliminando gastos com transporte e logística. No longo prazo, esses cortes representam uma economia significativa para a empresa.

2. Acesso rápido e seguro às informações

Com o GED, documentos podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, desde que haja conexão à internet. Isso é possível porque o sistema armazena os arquivos digitalmente, permitindo que equipes remotas ou distribuídas geograficamente possam trabalhar de forma integrada. Além disso, o GED garante a segurança das informações, utilizando criptografia, backups automáticos e controles de acesso que protegem os dados contra perda, roubo ou acessos não autorizados.

3. Organização e Facilidade de Busca

Com o GED, encontrar um documento específico torna-se uma tarefa simples e rápida. Graças à indexação eletrônica, é possível localizar um arquivo digitando uma palavra-chave ou aplicando filtros de pesquisa. Isso elimina a necessidade de vasculhar arquivos físicos e reduz drasticamente o tempo gasto com tarefas administrativas, otimizando os processos da empresa.

4. Conformidade e Auditoria Facilitadas

Muitas empresas precisam seguir regulamentações governamentais rigorosas em relação à gestão de documentos. O GED facilita o cumprimento dessas normas, garantindo que os documentos sejam armazenados de forma organizada e acessível. O sistema também mantém registros de todas as ações realizadas em um documento, como quem acessou, quando e o que foi modificado, o que facilita auditorias e reduz o risco de penalidades por não conformidade.

5. Sustentabilidade e Responsabilidade Social

Ao reduzir o uso de papel e outros materiais físicos, o GED contribui diretamente para a sustentabilidade. Empresas que adotam essa solução não apenas economizam recursos, mas também demonstram um compromisso com a responsabilidade ambiental. Isso pode fortalecer a imagem da marca junto a clientes e parceiros, que cada vez mais valorizam práticas empresariais sustentáveis.

Conclusão

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma solução completa para empresas que buscam eficiência, segurança e economia. Ao digitalizar e organizar seus documentos de forma inteligente, você não apenas otimiza seus processos internos, mas também garante conformidade com regulamentações e contribui para um futuro mais sustentável. O Grupo Telecred está preparado para auxiliar sua empresa na implementação do GED, oferecendo uma solução personalizada que atende às suas necessidades específicas.

Entre em contato com a nossa equipe e descubra como podemos transformar a gestão documental da sua empresa!

Solicite uma cotação: https://www.site.telecred.com.br/