Serviço de digitalização de arquivos físicos em São Paulo
- Lucas Guimarães de souza
- 26 de mai.
- 4 min de leitura
Transforme seus documentos em vantagem competitiva com o Grupo Telecred
Empresas que operam em São Paulo enfrentam desafios cada vez mais complexos: prazos apertados, grandes volumes de dados e a obrigação de manter documentos arquivados por vários anos — tudo isso com segurança e conforme a legislação. Em meio a esse cenário, o serviço de digitalização de arquivos físicos se tornou uma solução indispensável.
Neste artigo, vamos te mostrar como funciona esse serviço, quais os principais benefícios e por que sua empresa deve considerar a digitalização com urgência, especialmente se estiver localizada em uma cidade com ritmo acelerado como São Paulo.
O que é digitalização de arquivos físicos?
Digitalizar arquivos físicos vai muito além de escanear documentos. Trata-se de um processo estruturado, técnico e estratégico que transforma papéis em arquivos digitais organizados, seguros e facilmente acessíveis.
O objetivo é eliminar o excesso de papel, otimizar espaço físico e facilitar o acesso à informação.
Esse processo normalmente envolve as seguintes etapas:
Coleta dos documentos no local do cliente (ou recebimento na base do fornecedor);
Higienização e preparo dos papéis (remoção de grampos, clipes e reorganização);
Digitalização em equipamentos profissionais, com alta resolução;
Indexação e classificação digital, para facilitar buscas por nome, data, tipo de documento, etc.;
Armazenamento seguro em servidores próprios, nuvem ou integração com o sistema do cliente;
Descarte ou devolução segura dos documentos físicos.
Como funciona esse serviço na prática?
Ao contratar o Grupo Telecred, sua empresa passa por uma análise inicial do acervo físico. Nessa etapa, identificamos o volume de documentos, tipos (contratos, notas fiscais, prontuários, processos, etc.), necessidades de acesso e prazos legais de guarda.
Depois disso, montamos um plano personalizado, com cronograma, recursos e sistema de armazenamento. Em cada etapa, garantimos controle de qualidade, segurança da informação e conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Perguntas frequentes sobre digitalização
1. Minha empresa precisa digitalizar todos os documentos?
Não necessariamente. O ideal é digitalizar o que for estratégico, jurídico ou recorrente. Documentos que precisam de acesso rápido ou que têm exigência de guarda legal são os mais indicados.
2. Posso descartar os documentos físicos após a digitalização?
Depende. Alguns documentos têm exigência de guarda física por prazos específicos. Em muitos casos, a digitalização com certificação ICP-Brasil permite descarte, mas é preciso analisar caso a caso.
3. Onde ficam armazenados os documentos digitalizados?
Você pode escolher: em nuvem (com acesso remoto e seguro), em servidores internos da sua empresa, ou diretamente integrados ao seu sistema de gestão (ERP ou GED).
4. A digitalização é segura?Sim! Trabalhamos com criptografia, backups automáticos e controle de acesso por níveis, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados arquivos.
Benefícios reais da digitalização para empresas paulistanas
Em uma cidade com o dinamismo e o custo de São Paulo, os benefícios da digitalização são ainda mais relevantes. Veja alguns deles:
Redução de custos operacionais: Gastos com aluguel de espaços, transporte de documentos, impressões e manuseio físico são significativamente reduzidos.
Liberação de espaço físico: Salas de arquivo podem se transformar em salas de reunião, estações de trabalho ou serem desocupadas completamente.
Agilidade no atendimento: Ter os documentos digitalizados permite respostas rápidas a clientes, fornecedores, órgãos fiscalizadores e auditorias.
Conformidade com a legislação: A LGPD e outras normas exigem controle sobre o uso, guarda e acesso a dados sensíveis. A digitalização facilita a rastreabilidade e proteção das informações.
Case real: digitalização em grande escala no setor hospitalar
Um de nossos clientes, um hospital em São Paulo com mais de 20 anos de operação, enfrentava dificuldades com a gestão de prontuários físicos. O espaço reservado ao arquivo já ocupava dois andares e gerava gastos altos com locação, manutenção e segurança.
Com nosso serviço de digitalização, em apenas 90 dias, mais de 500 mil documentos foram transformados em arquivos digitais indexados, acessíveis por qualquer equipe autorizada do hospital. Resultado: 80% de redução no tempo de busca de informações, eliminação de 1 andar de arquivo físico e economia de mais de R$ 100 mil/ano.
A digitalização é o primeiro passo para a transformação digital
Empresas que já digitalizam documentos têm mais facilidade para migrar seus processos para o ambiente digital. Isso significa poder adotar sistemas de automação, workflows e inteligência de dados, abrindo espaço para uma gestão mais eficiente e tomada de decisão mais estratégica.
Além disso, a digitalização permite integração com sistemas de GED, facilitando:
Controle de versões;
Histórico de acesso;
Criação de alertas e prazos de validade;
Gestão documental em auditorias e certificações (ISO, ANVISA, etc.).
O Grupo Telecred é especialista em digitalização empresarial
Desde 1997, o Grupo Telecred atua com excelência na prestação de serviços para empresas de São Paulo e de todo o Brasil. Com uma estrutura robusta, tecnologia de ponta e equipe altamente capacitada, oferecemos soluções completas para digitalização de arquivos físicos, com foco em:
Qualidade da imagem e indexação
Agilidade na entrega
Conformidade legal e segurança digital
Atendimento personalizado
Empresas do setor hospitalar, jurídico, industrial, educacional e financeiro já contam com nossos serviços para transformar o passado físico em um futuro digital e eficiente.
Conclusão
Se sua empresa ainda lida com documentos em papel, está na hora de digitalizar. Mais do que modernizar, a digitalização é um investimento em segurança, eficiência e competitividade.
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